Quản lý hộ tịch là công tác quản lý dữ liệu rất cơ bản về thông tin của mỗi một con người từ khi sinh ra cho đến khi khai tử. Giấy khai sinh là một “chứng từ” gốc về thân nhân, nguồn gốc của một con người khi mới sinh ra, làm cơ sở cho việc cấp các loại giấy tờ tuỳ thân khác, xác định các mối quan hệ ràng buộc về mặt pháp lý của con người trong quá trình sinh sống. Giấy chứng nhận kết hôn chứng nhận mối quan hệ hôn nhân của người đăng ký kết hôn và làm nguồn gốc rõ ràng để xác định các mối quan hệ mà cuộc hôn nhân mang đến, như là xác định cha, mẹ đứa trẻ và nhiều thứ khác nữa. Cuối cùng là Giấy chứng tử được khai báo và cấp khi một người đã chết, nó cũng là một “chứng từ” hết sức quan trọng để giải quyết, xử lý tất cả những gì liên quan đến người đã chết. Việc quản lý ba loại hồ sơ, chứng từ trên là hết sức quan trọng và diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở mọi nơi, mọi lúc. Việc thống kê báo cáo các số liệu hộ tịch cũng hết sức quan trọng, vì mỗi ngày số liệu ngày càng lớn dần gây nhiều khó khăn phức tạp cho người thực hiện công tác chuyên môn.

• Đẩy mạnh được một bước về triển khai ứng dụng CNTT phục vụ cải cách hành chính
• Đồng bộ và quy chuẩn hoá được cơ sở dữ liệu (CSDL) thông tin về quản lý hộ tịch các cấp, phục vụ cho mục tiêu tổng hợp được một cách hiệu quả trên quy mô toàn tỉnh phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo ở tầm vĩ mô.
• Góp phần phổ cập trình độ, nhận thức và ứng dụng CNTT diện rộng cho cán bộ viên chức Nhà nước ở nhiều cơ quan đơn vị
• Góp phần khai thác sử dụng hiệu quả các đầu tư hạ tầng thiết bị CNTT mà tỉnh đã đầu tư trước nay
• Chất lượng quản lý, cung cấp dịch vụ phục vụ nhân dân của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được cải thiện tốt hơn.

• Có được phần mềm, công cụ hữu ích góp phần thực hiện các công việc quản lý và chuyên môn tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn
• Trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ nhân viên trong đơn vị sẽ có cơ hội phát triển lên mức cao hơn
• Thực hiện tốt hơn chức năng quản lý Nhà nước bằng việc ứng dụng công nghệ mới, hướng đến hoà nhập được dần với xu thế hiện đại hoá nền hành chính của nước nhà, xu thế của Chính phủ điện tử.
• Hệ thống giúp lãnh đạo theo dõi, quản lý, kiểm soát tình hình giải quyết các loại hồ sơ hành chính trên từng cá nhân, tổ hay phòng ban được phân công thụ lý hồ sơ; Giúp các chuyên viên, người tham gia tác nghiệp trên các loại hồ sơ giảm bớt khối lượng công việc thủ công phải xử lý hàng ngày, giúp việc quản lý và lưu trữ tốt hơn.
• Tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại Quyết định 144/2006/QĐ-TTg được Thủ tướng Chính phủ ký ban hành ngày 20/6/2006
•  Hộ tịch là những sự kiện cơ bản của một con người bao gồm: khai sinh, kết hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, thông báo quản lý tạm trú tạm vắng. Hộ tịch có ý nghĩa quan trọng đối với yêu cầu của quản lý nhà nước, đồng thời nó có ý nghĩa quan trọng đối với từng cá nhân.
•  Xây dựng phần mềm giúp thực hiện tốt việc cập nhật và theo dõi thông tin phát sinh hằng ngày và thông tin đang quản lý về hồ sơ hộ tịch, đồng thời giúp lưu trữ, in ấn, kiểm tra, tìm kiếm, tra cứu khi có nhu cầu và tiện việc theo dõi, báo cáo số liệu chính xác, nhanh chóng
•  Hệ thống cung cấp đầy đủ chức năng và thông tin về hộ tịch giúp cho việc quản lý, thụ lý hồ sơ hộ tịch dễ dàng và thuận lợi

•  Quản lý, lưu trữ và khai thác số liệu phục vụ nghiệp vụ hàng ngày của phòng Tư pháp UBND Quận ­ Huyện ­ Thị xã
•  Quản lý, lưu trữ và khai thác số liệu phục vụ nghiệp vụ hàng ngày của UBND các Phường – Xã
•  Tư pháp UBND Quận ­ Huyện ­ Thị xã theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch của tất cả các UBND Phường ­ Xã.

• Chương trình được viết trên nền Winform nên giao diện có thể tùy người dùng chọn lựa, thuận tiện việc triển khai
•  Công cụ hỗ trợ tìm kiếm mạnh mẽ.
•  Tham số hoá, khả năng tùy biến cao
•  Cấu trúc mở: dễ dàng kết nối các phân hệ hiện tại và tương lai và không bị ảnh hưởng bởi thay đổi cơ cấu tổ chức của đơn vị

•  Phạm vi ứng dụng
  + Trong công tác quản lý hộ tịch cho cấp Quận­Huyện­Thị xã và Phường ­ Xã
• Đối tượng sử dụng chính 
  + Cán bộ nghiệp vụ 
  + Lãnh đạo đơn vị

2.   MÔ HÌNH ỨNG DỤNG

2.1.  Mô hình ứng dụng

 

Mô hình ứng dụng

Stt	Chức năng
Các chức năng phục vụ cán bộ hộ tịch UBND Phường ­ Xã
1	1.  Nhập thông tin giấy khai sinh, in bản chính giấy khai sinh, bản sao giấy khai sinh.   2.  Nhập thông tin công nhận cha, mẹ, con, in quyết định bản chính và bản sao, in thông báo niêm yết việc xin nhận con.   3.  Nhập thông tin công nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ, in quyết định bản chính và bản sao, in thông báo niêm yết việc xin nhận giám hộ.   4.  Nhập thông tin xác minh tình trạng hôn nhân, in giấy xác nhận dùng cho công dân Việt Nam đang cư trú ở trong nước và đang cư trú ở nước ngoài.   5.  Nhập thông tin chứng nhận kết hôn, in giấy chứng nhận bản chính, bản sao, in thông báo niêm yết.   6.  Nhập thông tin chứng tử, in giấy chứng tử bản chính và bản sao, in giấy cho phép mai táng.   7.  Nhập cải chính khai sinh từ quyết định của Sở.   8.  Chứng nhận trích lục   9. Chứng nhận mất bộ, thông báo sót bộ   10. Trích lục sổ bộ   11. Thống kê, báo cáo 12. Tra cứu, tìm kiếm   13. Xuất dữ liệu trong khoảng thời gian ra Microsoft Office Excel

Stt	Chức năng
Các chức năng phục vụ cán bộ hộ tịch UBND Quận ­ Huyện ­ Thị xã
2	1.  Nhập thông tin cải chính khai sinh từ quyết định của Sở   2.  Nhập thông tin giấy khai sinh, in bản sao, in bản chính cấp lại   3.  Nhập thông tin chứng nhận kết hôn, in bản sao, in bản chính đăng ký lại, in bản sao đăng ký lại   4.  Nhập thông tin chứng tử, in bản sao 5. Nhập thông tin hộ khẩu đăng ký tạm vắng, tạm trú tại địa phương   6.  Trích lục sổ bộ   7.  Chứng nhận trích lục   8.  Thống kê, báo cáo   9. Tra cứu, tìm kiếm
Phục vụ cho cán bộ quản lý hệ thống
3	Quản lý người dùng, phân quyền sử dụng, bảo mật hệ thống, backup và phục hồi dữ liệu

 
2.2.  Mô hình hệ thống thông tin

 

 

Tại từng Phường có cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu của riêng mình để phục vụ cho hoạt động. Cơ sở dữ liệu tại UBND Quận lưu trữ dữ liệu tổng hợp từ tất cả các Phường. Với cách tổ chức dữ liệu như trên giải quyết được các vấn đề sau:

• Các Phường thao tác trên chính cơ sở dữ liệu của mình. Điều này đảm bảo được tính chủ động cao của mỗi Phường
• UBND Quận ngoài việc thao tác trên cơ sở dữ liệu của mình mà còn có thể theo dõi tình hình hoạt động của các phường trong Quận.
• UBND Quận có thể tổng hợp số liệu từ nhiều Phường khác nhau.

Thông tin số liệu phát sinh tại các UBND Phường – Xã, sau đó sẽ được chuyển tập trung về CSDL của UBND Quận ­ Huyện ­ Thị xã.

 

2.3.  Kiến trúc phần mềm 

• Chức năng của trình ứng dụng tại Client
  • Giao tiếp trực tiếp với người sử dụng. Cho phép người sử dụng nhập liệu, xem báo cáo.
  •  Truy cập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
  •  Chức năng của Database Server
  •  Lưu trữ cơ sở dữ liệu bao gồm các database, các bảng, các view.
  • Cung cấp cho Client các thao tác đọc/ghi vào cơ sở dữ liệu.
  • Trao đổi dữ liệu với các nơi khác.

3.   YÊU CẦU KỸ THUẬT

 

3.1.Ứngdụng

• Ứng dụng dạng Web (Winform)
• Công nghệ nền tảng:
  • Hệ điều hành mạng MS Windows 2000/2003 Server; Hệ quản trị CSDL: SQL Server 2000,2003
  • Ngôn ngữ phát triển ứng dụng: .NET, Phần mềm văn phòng: Office 97 trở lên.

3.2.YêucầuhạtầngCNTT

• Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh:
  • 01 máy chủ quản lý dữ liệu
  • Cung cấp dịch vụ truy nhập Web từ mạng Internet vào hệ thống ứng dụng
  • Mạng VPN (hoặc Dialup) kết nối với UBND Quận/huyện
  • UBND Quận, huyện, thị xã:
  • Có mạng LAN với 01 máy chủ quản lý dữ liệu
  • Phòng xử lý hồ sơ có tối thiểu 02 máy trạm nối mạng ü  Kết nối với TTTHDL qua mạng VPN hoặc Dialup
• UBND Phường Xã
  • Phòng xử lý hồ sơ có tối thiểu 01 máy trạm nối mạng
  • Mạng VPN (hoặc Dialup) kết nối với UBND Quận ­ Huyện ­ Thị xã

4.   THÔNG TIN VỀ SẢN PHẨM

 

4.1. Các chức năng chính

a. Chức năng sử dụng

- Chức năng quản lý nghiệp vụ

o   Đăng ký khai sinh

o   Đăng ký cấp lại bản chính giấy khai sinh

o   Đăng ký thay đổi, cải chính nội dung khai sinh

o   Đăng ký lại khai sinh

o   Cấp bản sao giấy khai sinh

o   Hiệu chỉnh thông tin đăng ký khai sinh

o   Đăng ký kết hôn

o   Đăng ký lại kết hôn

o   Cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

o   Hiệu chỉnh thông tin đăng ký kết hôn

o   Đăng ký, cấp giấy chứng nhận tạm vắng tạm trú

o   Đăng ký khai tử

o   Đăng ký lại khai tử

o   Cấp bản sao giấy chứng tử

o   Hiệu chỉnh thông tin đăng ký khai tử

o   Báo cáo tổng hợp: Theo định kỳ và đột xuất

- Chức năng quản lý, tiện ích

o   Tìm kiếm thông tin

o   Thống kê tình hình khai sinh

o   Thống kê tình hình đăng ký cấp lại bản chính khai sinh

o   Thống kê tình hình đăng ký thay đổi, cải chính nội dung khai sinh

o   Thống kê tình hình kết hôn

o   Thống kê tình hình khai tử

o   Thống kê tình hình tạm vắng tạm trú

- Chức năng hệ thống

o   Đăng nhập và huỷ đăng nhập

o   Thiết lập cấu hình hệ thống

o   Thay đổi mật khẩu

o   Quản trị hệ thống: Tạo lập và phân quyền vai trò hệ thống, tạo lập thông tin người sử dụng, tạo lập và phân quyền truy nhập cho các tài khoản

o   Xem in nhật ký sử dụng hệ thống

o   Sao lưu và phục hồi dữ liệu

o   Lập danh mục địa bàn

o   Lập danh mục quốc gia

o   Lập danh mục dân tộc Việt Nam

o   Lập danh mục nguyên nhân khai tử